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GTD: El método para vivir sin estrés.

General jueves 11 de septiembre de 2014


" Puedes hacer de todo, pero no todo" D. Allen


 

haciéndolo fácil... haciéndolo fácil...
-Mi historia con GTD:

-En el verano de 2011 entré en una librería como tengo por costumbre cada cierto tiempo para ojear las novedades y pasearme por las secciones que me gustan. Muchas veces entro con solo esa intención pero inevitablemente, siempre o casi siempre, me traigo algún libro bajo el brazo. Y ese día me llamó la atención uno que originalmente se llama " Getting Things Done" que en su traducción al castellano lo titularon " Organízate con eficacia", con el subtítulo  "Máxima productividad sin estrés"

-Se trata de un libro de David Allen, un consultor empresarial americano inventor de este sistema al que llamó GTD. A mi, para ser sincero, esas siglas a lo que me sonaban hasta ese momento era a Gran Turimo Diésel que lucían algunos modelos de los coches en los años 90. Me paració interesante y lo compré.

-Es un libro que cuando lo lees por primera vez es un auténtico rollo, pero deja un poso interesante en cuanto al contenido y la metodología que enseña. Empezé a leer por Internet acerca de él, viendo que había mucha información y verdaderos expertos en la materia, sobresaliendo a mi entender y sin menoscabar a otros autores, Jóse Miguel Bolívar y su fantástico blog Óptima Infinito. 

-Cuando leí sus post sobre GTD me enganché, releí el libro y lo entendí mejor gracias a ellos, e intenté ponerme en marcha como gtidista en iniciación. Pero me caí del vagón, expresión que utilizan los expertos en GTD para decir que alguién que empieza a utilizar la metodología no continúa. Ahora estoy intentándolo otra vez, pero  ¿que es GTD?.

-El método GTD:

-Es un método para gestionar tu vida, así a lo grande. Comprende todas las situaciones y aspectos o roles que como persona ejercemos en la vida y en nuestro día a día, en el trabajo, en casa, en familia como padre, hijo ect...

-La idea primaria es: vacía tu mente y no la utilices como si fuera una agenda. Crear listas de tareas según el contexto dónde debes realizarlas (en casa, en el trabajo, en la calle, delante del ordenador, ect..).  Para ello, el método recomienda hacerlo en estos cinco pasos: Recopilar, Procesar, Organizar, Evaluar, Hacer.


Los cinco pasos a seguir para vaciar la mente según GTD son: Recopilar, Procesar, Organizar, Evaluar y Hacer.
-Y como no hay mejor explicación que una buena imagen gráfica, en esta, se explican estos cinco pasos.

por cortesía de muyfacilmente.com por cortesía de muyfacilmente.com

 

-Como véis, a la izquierda arriba en el recuadro azul aparecen una lista de cosas que a cualquiera en su vida le pueden ocurrir, ir a la peluquería, visitar a un cliente, ect.. Normalmente esto lo escribimos en una agenda que vamos mirando a ver cuando saco tiempo y las hago y otras las dejas en tu cabeza pensando que te vas a acordar.

-En GTD, hay que hacer que esas listas de cosas las recopilemos, las metamos en unas bandejas de entrada, tal cual una caja, una hoja de papel, u otras como las que apuntamos en el móvil y seguir tres pequeñas reglas: que todos tus cosas estén ahí y no en tu cabeza, mantener el menor número de bandejas de entrada y revisarlas periódicamente.

- A continuación las procesamos de manera que pasen a ser algo con lo que tengamos que realizar una acción (algo físico), según el método tienes que preguntarte lo siguiente: ¿ qué es?, ¿requiere alguna acción?. La pregunta sólo tiene dos salidas, sí o no.

-Si es no, puedes hacer tres cosas: una, directamente lo tiras a la basura eso que guardaste no te sirve para nada (lo eliminas); dos, ahora no te vale pero en un futuro quizás algún día (lo incubas)... y tres; puede ser información útil en un futuro como referencia (lo archivas).

-Y si es sí: te tendrás que preguntar lo siguiente: ¿cúal es la próxima acción?. Cuando lo sepas puede pasar varias cosas; que tenga que hacerlas yo, aquí es dónde aparece la famosa regla de los dos minutos( si algo lo puedes hacer en menos de dos minutos, HÁZLO YA); otras las archivo (para seguirles la pista), otras las delego y otras las dejo a la espera de hacer algo con ellas, según se ve en el gráfico.

-Vale y ahora las organizo, ¿cómo?, pues si lo puedes delegar a alguien, lo añades a la lista en espera. Si es material de referencia para consultar posteriormente, lo archivas. Si no se puede hacer en unos dos minutos hay que llevarlo a la  lista de próximas acciones. Y si se trata de algo que te gustaría hacer en un futuro, lo llevas a la lista algun día (por ejemplo, aprender a tocar la guitarra.).

-Una herramienta útil como criterio para organizar las acciones es el diagrama de tiempo/compromiso.

por cortesía de optimainfinito.com por cortesía de optimainfinito.com

 

-Si requiere más de una acción, va a la lista de proyectos. Listas en GTD son cualquier tipo de recordatorio que puedas revisar( una libreta, un app de móvil como evernote, ect..), aquellas que habíamos metido al recopilarlas en las bandejas de entrada y ya tenemos procesadas. Y Proyectos en GTD  son aquellos que requieren más de una acción para realizarlos, siendo el quid del método.

-No tienen porque ser complicados, por ejemplo ir a la peluquería, algo tan normal en la vida de cualquiera, es un proyecto en GTD. Esto choca para el que no conozca este método, pero se compone de varias acciones que hacemos de manera automática: buscar el número, llamar y pedir cita e ir a cortarse el pelo, pero son tres acciones que componen el proyecto: ir a la peluquería, en GTD.

-El autor dice que para planificar bien un proyecto hay que planificar bien todas las acciones intermedias que son necesarias para completarlo, y lo hace desde una forma natural, desde aquella en que nuestra mente procesa las cosas de forma inconsciente en cinco pasos, esto lo explicaba, en el último post poniendo como ejemplo como planifica nuestra mente cuando nos queremos comprar una casa, puedes leerlo aquí.

-Una vez organizados mis proyecto, en listas de próximas acciones el siguiente paso es evaluar, que no es más que decidir que hacer. Es un punto clave, ya que GTD como método de organización personal no necesitas más que una lista de proyectos, una agenda, listas de próximas acciones y una lista de “elementos a la espera“.

-Seguramente lo que revisamos más a menudo es la agenda, por ser cosas que si no las haces en ese momento, no las podrás hacer, son acciones comprometidas y vinculadas a una fecha(ver gráfico anterior), no obstante esto no sigifica que sean las más importantes. -Esta es la diferencia con esos otros métodos de organización personal, aquellos en diferenciar urgente/importante. En GTD tienes la ventaja de saber qué hacer y cuándo, es decir cuando tu agenda te deje libre, puedes mirar tu lista de próximas acciones y mirar que más puedes hacer.

- La revisión es muy importante en GTD y debe ser diaria y semanal.


-En la diaria hay que: Vaciar las bandejas de entrada (procesar). Eliminar las tareas que hayamos completado.
Seleccionar las tareas más importantes para el día siguiente. Y
mantener todas nuestras listas actualizadas.

-En la revisión semanal tienes que: Ver que cada proyecto tenga la próxima acción definida. Quitar de la lista algún día los proyectos inactivos. Revisar la lista de próximas acciones. Revisar el calendario y registra las próximas acciones. Revisar la lista a la espera (tacha aquellas cosas que has delegado y han sido completadas). Y revisar la lista de proyectos.

-Y el último paso es Hacer. La manera en que haces las cosas una vez evaluadas pueden ser de tres formas. A veces decidiendo sobre la marcha, y si lo hago así, los criterios por los que guiarse son estos y en este orden: El contexto o situación, por ejemplo si estás delante del ordenador y tienes un rato hasta otra reunión miras las siguientes acciones que puedas hacer en el ordenador (leer/contestar mails,terminar un post,ect..) por eso la importancia al hacer las listas de situarlas en un contexto. Tiempo: el tiempo que tienes para hacer algo, hasta tu próximo compromiso de agenda. Energía: es decir, las ganas que tengas de hacerlo. Prioridad: esto es, de lo que hagas, el que mayor retorno o beneficio te produzca.

-Otras veces te decides por: hacer el trabajo ya definido, es decir seguir las listas de próximas acciones. Otra situación que se produce es Hacer trabajo a medida que surge, a veces hay que romper el plan establecido por sorpresas o cosas que de inmediato requieren tu atención y dedicarle tiempo y atención, por ejemplo, que te llamen del cole del niño porque se ha puesto enfermo y tienes que ir a recogerlo. Y por último definir el trabajo, esto consiste en procesar la bandeja de entrada, notas, e-mails, proyectos, es decir preparar próximas acciones y aquí seguro que habrá cosas que se pueden hacer aplicando la regla de los dos minutos.

- En ambos casos, es decir, decidiendo sobre la marcha o hacer lo decidido siempre según GTD hay que hacerlo sin perder de vista los 6 niveles de perspectiva para definir este trabajo, algo que dejaré para otro post, por bonito e interesante y que tiene que ver con los porqués y el propósito de lo que se hace en la vida.

-En conclusión, los beneficios que aporta GTD, son muchos pero los más significativos se resumen en estos: Liberas la mente, nos aclara las próximas acciones a realizar concretando que pasos debemos hacer y no dejarlo en ideas. Tiene en cuenta el contexto, recuerda: " de nada sirve acordarte de comprar tomates cuando estás en el gimnasio" ;). Hace tu vida más organizada, con la cantidad diaria de ideas, cosas y trabajos que tenemos que hacer, si lo tenemos organizado y bajo control vivimos más tranquilos. Pone en valor los objetivos vitales, trabajar por trabajar no tiene sentido si no hay un propósito en la vida para darle significado, pero esto lo veremos con los seis niveles de perspectiva. Y por último, nos evita el estrés, no olvidemos que mucha gente en los tiempos que corren, enferma y llega a morir por esto.

-Esta es mi humilde aportación como introducción a este método. Me doy por satisfecho si algún lector de este blog empieza a conocer GTD al leer esto. Voces y escritos más expertos como dije, existen por ahí.

-En resumen, GTD si se sigue fielmente se llegan a adquirir unos hábitos de productividad personal que hacen la vida más agradable y con menos estrés.

Ahh! y por supuesto hay que leer el libro.

 

desarrollo personal GTD productividad


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Publicado por
Miguel García
CEO de InmoCrowd
Especialista en crowdfunding inmobiliario

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